Je to jedna z nejdůležitějších součástí byznysu. Cenová nabídka je bod zlomu. Slouží pro sumarizaci, shrnuje dohodu, chrání dodavatele i klienta. Kdykoliv jsem v životě práci na cenové nabídce odflákla nebo ji jinak podcenila, byznys nedopadl dobře nebo nedopadl vůbec. Shrnula jsem do článku téměř 20 let svých zkušeností obchodníka a markeťáka.
Základní parametry cenové nabídky
Každá cenová nabídka by měla obsahovat informace, které jsou povinné a chrání vás i klienta proti budoucím možným nedorozuměním.
Měla by jasně popisovat:
službu,
její rozsah,
termín dodání či realizace,
cenové a platební podmínky,
kontaktní a identifikační údaje.
Tím spíš, pokud s klienty neuzavíráte smlouvy, ale pracujete pouze na systému potvrzení spolupráce čili objednávky.
Nabídka může být jednoduchým shrnutím na jednu stránku. Kvůli jednomu článku na web nepotřebujete tvořit elaborát. Měli byste být připraveni i na složitější koncepci, pokud tvoříte složitější web, komplexní projekt nebo se jedná o dlouhodobou spolupráci.
Ke všemu jsme my sami markeťáci a myslím si, že vyladit vzhled a design cenové nabídky je markeťákova povinnost. S dnešními nástroji, jako je třeba Canva, to zvládne i obyčejný copywriter, aniž by potřeboval grafika.
Povinné informace aneb na tohle v nabídce nikdy nezapomeňte
Cena
Konečnou cenu vždy viditelně označte a odkomunikujte. Pokud ji budete schovávat, budete působit nedůvěryhodně. Nezapomeňte nejen na číslo, ale přidejte i další parametry jako například informaci, zda se jedná o cenu jednorázovou nebo o opakovanou měsíční platbu.
Jak si Lůca kdysi sama naběhla:
Možná si i vy říkáte, že to je blbost, detail. Je to přeci jasný. Vyléčil mě kdysi klient. Po telefonu jsme si odsouhlasili opakovanou měsíční platbu za spolupráci. V e-mailu jsem to napsala prostě jako cenu bez toho dodatku „měsíčně". Klient to během hovoru nepochopil dobře a když viděl cenu, myslel si, že to je za celou dobu spolupráce.
Měna
Cenu vždy uvádějte v měně, ve které fakturujete.
Množství nebo četnost
Vždy zákazníka jednoznačně informujte, zda je to cena za 1 kus článku, za hodinu práce nebo třeba za měsíční pravidelnou fakturaci za celý projekt. Pokud nebude cena srozumitelná, zákazníka odradíte.
TIP od 🍋:
Pokud uvádíte jednotkovou cenu, rozepište položky do přehledné tabulky. Využijte stejný princip, který se používá na fakturách. Zákazník jasně uvidí rozdíl mezi cenou jednotkovou a celkovou cenou za všechny práce.
Platnost nabídky
Vždy uvádějte datum, do kterého maximálně nabídka platí. Pokud platnost nabídky neuvedete a klient se vám ozve třeba po 2 měsících, že teď už do toho jde, a vy jste mezitím zdražili, máte minimálně zbytečný důvod se s klientem handrkovat. Někdy, u větších klientů, to může znamenat i problém reputační.
Navíc tím ošetříte situaci, kdy řešíte kapacity. Vy víte, že potřebujete prodat své kapacity v konkrétním období a naopak v jiném období máte plno. Práce s časovým omezením nabídky dává klientovi najevo, že své kapacity plánujete.
Termín možné realizace
Nestyďte se do nabídky shrnout i termín možného startu spolupráce. A pokud řešíte kapacity, máte vícero nabídek, klidně termín podmiňte tím, že se vám klient ozve nejpozději do daného termínu platnosti. Pokud se ozve později, může dojít k posunutí termínu realizace o další čas navíc.
Příklad:
Návrh spolupráce je platný do 31. 1. 2024. Realizaci můžeme spustit od 1. 3. 2024. Pokud naše služby objednáte později od výše uvedeného data, můžeme termín realizace i cenu za naše služby změnit.
Platební podmínky
Zejména v situacích, kdy s klienty nepodepisujete smlouvu o spolupráci, dbejte na rekapitulaci platebních podmínek. To je ochrana pro vás i pro klienta.
Příklad:
Fakturu za naše služby Vám vystavím vždy k 15. dni v měsíci se splatností 14 dnů. Jedná se o předplatbu na služby odebrané v měsíci následujícím.
nebo
Vystavím Vám zálohovou fakturu na 50 % předpokládané ceny zakázky se splatností 3 dny. Nejpozději do 2 pracovních dnů od připsání platby na můj účet Vám zavolám a dohodneme se na dalším postupu.
Doba splatnosti
Uvádějte dobu splatnosti, se kterou počítáte při vystavení faktury. Pro OSVČ je ideální, zejména u menších částek, doba splatnosti 7 nebo 14 dnů.
U větších částek nebo složitějších projektů můžete narazit na požadavek klienta s delší splatností. Zpravidla to je 30 dnů.
Z praxe vím, že větší firmy mají složitější interní proces na schvalování dodavatelských faktur a vlastně ani není v jejich silách vám fakturu proplatit dříve, protože to tak rychle neprojde schvalovacím kolečkem.
TIP od 🍋:
Pracujte se zálohami. Např. já mám nekompromisně nastaveno, že všechny nové klienty nebo jednorázové zakázky chci mít uhrazeny ve 100% výši formou zálohy. U větších projektů, i když už se s klienty známe, mám opět bez pardonu ve všech případech 50% výši zálohy. Vždy chtějte zálohu alespoň 50 %. Je to bič na klienty, aby spolupracovali, když už v tom mají peníze. A je to bič i na vás jako na dodavatele, který musí naplnit závazek v podobě peněz na účtu.
Informace o DPH
Uvádějte klientům informaci o tom, zda jste či nejste plátci DPH. Pro vašeho klienta to může být důležitá informace s ohledem na jeho vnitřní schvalovací procesy. Pokud nejste plátci, stačí pouhá krátká věta: „Nejsem plátce DPH.“ Pokud jste plátci, jednoduše uveďte své DIČ do cenové nabídky.
TIP od 🍋:
Veďte si od začátku CRM pro kontakt s klienty a pište si, co chtěli, za kolik jste to nabídli a proč to nedopadlo. Nebo naopak proč ano. Hodně vám to pomůže v cenotvorbě a ve vlastním růstu. Doporučujeme vám českou online appku Caflou. Je opravdu snadná. Vedete si v ní klienty, vystavíte rovnou fakturu i objednávku. A zároveň můžete Caflou využít třeba pro trackování své práce na projektech. Dárek od Citrona do startu: sleva 500 Kč na Caflou s kódem 6FD8A466. Stačí kliknout na obrázek a pořídit si účet. :)
Popis služby, produktu nebo dodávky
Tady se chybuje asi nejvíc. Vágní popis toho, co je předmětem dodávky klientovi. Tím spíš, pokud je dodávkou služba nebo nehmotný produkt (např. článek). Dejte si opravdu záležet na pregnantních formulacích při popisu toho, co máte dodat.
Velmi často v oborových skupinách narážím na nářky, že předmětem dodávky měl být článek na blog a klient z textu udělal mailing, e-book nebo tištěný leták a nechce vám doplatit rozsah za licenci vašeho autorského práva.
U textů vždy uvádějte:
účel výstupu (článek na blog, text do novin, příspěvek na sociální síť atd.),
formát výstupu (např. 1 NS textu ve formátu MS Word, Google Doc atp.),
odhadovanou časovou náročnost (např. odhad 5–7 hodin)*,
termín dodání podkladů klientem,
termín dodání 1. draftu,
termín dodání finální verze,
termín, do kdy má klient zaslat náměty k úpravám**.
*Naučte se odhadovat časovou náročnost své práce. Když si nejste jistí, raději hodinu do odhadu přidejte. Klient nebude rád, když mu vyfakturuje 8 hodin práce, ačkoliv jste odhadli jen 4 hodiny.
**Nebojte se úkolovat i klienta. Dejte klientovi najevo, že v rámci procesu spolupráce budete jeho součinnost potřebovat. Ať s tím klient dopředu počítá. Spolupráce pro něj bude od začátku transparentní a srozumitelná.
TIP od 🍋:
Já dnes do nabídek přidávám informaci, že v ceně má klient určité množství mého času na změny. Např. u kratších formátů to je maximálně do 1 hodiny mého času zdarma, u složitějších formátů (např. web texty, odborné články na blog atd.) má klient dle rozsahu až 2 hodiny mého času zdarma. Je to proklientské a dáváte klientovi najevo, že vám na kvalitě vašeho výstupu záleží. Čas navíc v mém podání nikdy nepřekročí víc než ⅒ celkové času, který zakázce věnuji.
Všechno ostatní nad rámec jsou vícepráce a vždy do cenové nabídky uvádím cenu za vícepráce, která je mírně vyšší než cena standardní. Je to ideální obranný mechanismus proti klientům, kteří by pořád ladili a donekonečna vraceli texty k všemožným úpravám.
Informace o rozsahu licence k autorským právům
Časté téma nejedné diskuze mezi copywritery, grafiky, správci sociálních sítí nebo fotografy. Nebudu machrovat, ani po těch letech v oboru nemohu se 100% jistotou tvrdit, že mám v tomto směru jasno. Ostatně nejsem právník.
Nechte si od odborníka čili od právníka zpracovat pár řádků o tom, jakou licenci svým klientům ke své práci poskytujete. Budete překvapeni, jak moc vám to usnadní práci. Ideální je, když si necháte rovnou připravit smlouvu o spolupráci, jejíž součástí už je otázka autorského práva ošetřena. Osobně využívám právní služby Petry Dolejšové.
Nemějte strach. Navzdory širokému veřejnému mínění si na to za chvíli vyděláte a investice se vám mnohonásobně vrátí. Jestli si dobře vzpomínám, vyšlo mě to cca do 3 tisíc korun.
Kontakt
Nespoléhejte se na to, že klient si telefon na vás uložil a e-mail jste si taky poslali. V duchu markeťáckého přístupu „usnadni svému zákazníkovi cestu k cíli“ na závěr zopakujte informaci, jak vás klient může kontaktovat.
Je klidně možné, že nabídce klient nerozumí a pokud nemá vaše číslo okamžitě na očích a bude ho muset hledat, svůj dotaz odloží, zapomene a zbude v něm jen pocit, že „tohle asi nechce“. Zvyšujete tím riziko, že vás klient vymlčí. Prostě se neozve a vy ho budete uhánět.
Forma
Dalo by se říct, že je na osobním vkusu každého z nás, jak vypadá výsledná nabídka. Tady opět platí, že marketing není jen reklama, web a sociální sítě. Marketing je vše, co děláte směrem ke svým budoucím i stávajícím klientům. Proto všem doporučuji k dokumentu nabídky přistoupit se vší vážností.
V každém případě mě praxe naučila dodržovat zásady komunikace pro cenovou nabídku. Ušetřím si čas, ověřím si, že klient všemu rozuměl a hlavně vyžádám si písemné potvrzení, které zároveň slouží jako finální potvrzení spolupráce. Kdykoliv jsem kterýkoliv z kroků vynechala, pravděpodobnost, že spolupráce bude problémová, se blížila 100 %.
Prezentace nabídky
I když s klientem sedíme v kavárně, skvěle si rozumíme nebo máme online schůzku, přijdu domů a pošlu klientovi rekapitulaci toho, co jsme si dohodli. Klienta VŽDY požádám, aby mi e-mail s rekapitulací odsouhlasil. Když to neudělám, vždycky dojde k nedorozumění a k nepochopení. Takže místo 15 minut, které mi vezme sumarizace, potom hodiny řeším zbytečnosti.
Nabídku s klientem vždy procházím. Pokud klient trvá na zaslání e-mailem bez prezentace, vždy si s klientem rovnou nastavím termín na krátký telefon, kde spolu probereme, jestli vše pochopil, jestli má v nějakém bodě nejasnosti nebo rozpor. Vše probereme. Minimalizuji tím zejména stav, kdy mě klient vymlčí a po zaslání nabídky už se neozve.
Změny a upřesnění
Pokud klient požaduje změny nebo úpravy, ihned je zapracuji do nabídky a znovu se klienta doptávám, zda je to ten stav, který mu vyhovuje a získám si jeho předběžný souhlas. Někdy klienti řeknou, že si to ještě projdou v klidu, ale že asi dobrý. Z praxe už vím, že v takovém případě mám v 80 % případů vyhráno.
Vždy požaduji písemné potvrzení alias bez objednávky to nejde
I když se s klientem dohodnu telefonicky na malé zakázce na pár řádků textu, vždy naši domluvu shrnu do e-mailu a požádám klienta o potvrzení objednávky. V minulosti jsem to nedělala a klient mi třeba odmítnul zaplatit, protože si to prostě rozmyslel. Zejména v začátcích tyhle zkušenosti bolely, protože jsem byla závislá na každé koruně a čas na realizaci není nafukovací.
Ve chvíli, kdy s klienty fungujete bez uzavření písemné smlouvy, je to jediná vaše ochrana. Ústní dohoda je sice stejně platná jako písemná, ale každý právník vám řekne, že ta písemná podoba je snáze prokazatelná v případě sporu.
Informace navíc
Nabídky, které posílám v posledních letech, neustále vylepšuju a klienti to oceňují. Velmi často dostávám zpětnou vazbu, že právě profesionální a obsáhlá forma cenové nabídky je pro ně dalším aspektem, který jim říká „tahle spolupráce bude fungovat“.
Kdykoliv mi zákazník řekne, že něčemu v nabídce nerozumí, okamžitě se zamýšlím nad zpětnou vazbou a zvažuju, zda jsem skutečně vše vysvětlila jednoznačně a srozumitelně. Pokud mám pochybnost a dám klientovi za pravdu, věnuji čas nápravě.
Mám připravené typizované vzory nabídek, se kterými pracuji. Nabídka pro jednoduchá zadání, jako nějaký článek, post na blog, to zabere 2 až 3 stránky. Návrh na správu sociálních sítí nebo tvorbu web textů je pro mě dnes otázkou klidně 10 až 15 stránek.
Možná si teď klepete na čelo a myslíte si, že jsem padlá na palici. Zkušenost mi ukázala, že to funguje. Klienti vidí, že jim věnujete čas. Že vám na nich záleží. Když jsem končila na volné noze, jako OSVČ jsem si fakturovala 1 200 Kč za hodinu v případě koncových zákazníků. Klienti se mnou jen málokdy diskutovali o ceně. Pokud k tomu došlo, zpravidla byl důvod, že hledali opravdu super levné copy.
Shrnutí zadání
Dnes do nabídek dávám shrnutí zadání. Sumarizuju požadavky, které na mě klient má a tím si ověřím, že jsem na nic nezapomněla a klient vlastně taky. Vyplácí se to, protože když klient v nabídce vidí své zadání, často si sám uvědomí, že na něco zapomněl nebo mi neřekl zásadní informaci. V cca 40 % případů vede sumarizace zadání k rozšíření zadání a navýšení fakturace.
Cíl spolupráce
Mimo popis produktu a služby, kterou klient chce, obecně shrnu, čeho chce klient naší spoluprací dosáhnout. Zpravidla třeba sepíšu pár vět, kde definuji k jaké cílovce můj budoucí výstup mluví, jakou mám zvolit tonalitu komunikace, případně první zamýšlenou strukturu budoucího výstupu atp.
Tato část nabídky předchází problémům s reklamací výsledného textu. V minulosti se mi často stávalo, že klient mi špatně definoval cílovku nebo persony a když viděl výsledný text, uvědomil si to. A já musela text předělávat a jen těžko se mi dokazovalo, že chyba nebyla na mé straně. Případně jsem to měla jako ručení pro sebe, abych si před odevzdáním výstupu zkontrolovala, zda skutečně odevzdávám to, co se po mně chce.
Časový odhad
U složitějších zakázek (např. webové texty, e-mailing, správa sociálních sítí) klientovi rozepisuju, z jakých aktivit se má práce skládá a kolik času mi to v případě toho klienta odhadem zabere. Klienti více chápou můj přístup k práci a zároveň vidí, proč nenapíšu 2 NS textu na odborné téma za dvacet minut a pět stovek.
Tohle mi výrazně pomohlo při zvýšení hodinovky a její obhajobě před klientem. De facto jsem se obhajovat přestala. Klienti to berou jako fakt. Pokud někdo začne něco namítat a chce mi v seznamu činností škrtat, aby ušetřil, tuším, že to není klient, se kterým chci spolupracovat. Hledá levnou práci bez ohledu na výsledek.
Zejména u návrhu jakékoliv dlouhodobé spolupráce je časový odhad nezbytný. Třeba u návrhu na správu sociálních sítí si spolupráci bez časových odhadů neumím představit. Navíc, když samu sebe donutím připravit tyto odhady, dost často zjistím, že bez této přípravy bych z hlavy vypálila nějakou částku a pak bych skřípala zubama, protože bych celou zakázku silně podhodnotila.
TIP od 🍋:
Trackujte si každou činnost a popisujte si, co jste dělali. Pomůže vám to v cenotvorbě. Vaše odhady budou čím dál přesnější. Navíc je opravdu motivační se podívat třeba rok zpátky. Uvidíte, jak jste se zlepšili, zrychlili. A pokud ne, vidíte, kde máte prostor pro zvýšení vlastní efektivity. Pokud nejste připraveni zdražovat, je to často jediná cesta, jak si v čase aspoň trochu hlídat marži a případně ji i lepší efektivitou zvyšovat.
Někdy v 2021 jsme řešili nabídku pro velkého klienta a od boku jsem si pro sebe vypálila odhad 40 až 50 hodin měsíčně na správu. Když jsem si k tomu pak sedla a začala počítat jeden úkon po druhém, profil po profilu, zjistila jsem, že musím nacenit skoro 150 hodin práce. Asi si umíte představit, jaký finanční průšvih bych si připravila, kdybych si odhady nenachystala. Pravděpodobně bych si teď někde rvala vlasy při pomyšlení na obrovský finanční provar.
Ukázka práce
Do cenové nabídky vždy zakomponuju ukázku své nejlepší práce. Pokud mám v portfoliu něco tematicky blízkého, využiju toho. Pokud ne, improvizuju. Když jsem začínala a portfolio jsem měla malé nebo skoro žádné, ve volných chvílích jsem přepisovala články, které mi přišly zajímavé tématem, ale byly mizerně zpracované. Prostě jsem se rozhodla, že to napíšu líp. Články jsem si zařazovala do začátečnického portfolia. Měla jsem ho jak pro klienty, tak pro agentury, kam jsem se chtěla dostat.
Pokud s klientem jednám o správě sociálních sítí, prošmejdím stávající příspěvky, vyberu z nich cca 3 typově různé a předělám je tak, jak bych je odevzdala sama za sebe. Na tom si klient okamžitě představí, kam jeho komunikaci posunu a bude mít dobré srovnání.
TIP od 🍋:
Chce po vás klient zkušební zadání? Domluvte se, že předěláte něco už existujícího a zkusíte to udělat jinak. Doptejte se na cíle. A domluvte se předem, že klient Vám za zpracování zaplatí třeba polovinu vaší standardní sazby. A když se mu bude výstup líbit, doplatí vám zbytek. A to bez ohledu na to, zda se na spolupráci nakonec dohodnete. Nechte si to zaplatit předem.
Ideální je, pokud používáte publikační nástroje typu Kontentino, Zoomsphere nebo třeba jen Facebook Business Suite aj., že si příspěvek připravíte v plánovači a výsledný náhled do své cenové nabídky vložíte jako screen.
Standardizovaný ceník
Na konec celé nabídky vždy přikládám standardizovaný ceník ostatních prací a víceprací. Tvořím si podhoubí pro další spolupráci.
Pokud pro klienta tvořím třeba jen blog post, klient díky ceníku vidí, že mu pomohu s e-mailingem, firemním časopisem, textem pro náborovou inzerci, produktové letáky atd.
Pokud mám k ruce kamaráda grafika, kamarádku korektorku nebo třeba fotografa, udělám seznam dalších služeb včetně orientačního ceníku.
Ceny v položkovém doplňkovém ceníku dávám vždy alespoň o 30 % dražší a pod ceník doplním informaci, že ceny jsou orientační a vždy záleží na konkrétním rozsahu poptávky.
Skoro 40 % mých klientů dříve nebo později využije doplňkové služby. Jelikož už dopředu znají mou cenu, buď o ní nediskutují a já vydělám o 30 % víc než obvykle, nebo se doptají a já mám 30% prostor pro hýbání s cenou.
Profesionalizujte své výstupy, vyděláte víc
Já sama pravidelně ladím své cenové nabídky a ceníky. Varianty cenových nabídek mám předchystané. Doplňuju už jen dílčí informace a ceny ke konkrétní zakázce. I když se může zdát, že to zabere obrovské množství času, opak je pravdou.
Věnuju pravidelně 1 pracovní den zhruba jednou za půl roku revizi svých výstupů. Ten 1 den mi šetří čas a zvyšuje částku, kterou klientům fakturuji. Díky tomu, že mám ke každému typu zakázky standardizovanou a nachystanou kostru, mi zpracování nabídek klientům zabere mnohem méně času a hlavně: nestává se mi, že bych zapomněla při tvorbě kalkulace něco zohlednit.
Struktura a příprava mi drží laťku. Stanovila jsem si ke každému typu výstupu ideální prodejní cenu, minimální cenu a maximum. Vždy zákazníkovi prezentuju maximum.
Pokud chce slevu, klesnu na optimální cenu. Pokud chce ještě větší slevu, rozmýšlím se, zda mi to stojí za to. Pokud klesnu cenou na tu minimální hranici, je to zpravidla z jediného důvodu – jedná se o prestižního a zajímavého klienta, zajímavý typ zakázky, která mě někam posune. Jedině tehdy má smysl jít na minimum.
K tomuto tématu doporučuju čtení od Radima Paříka, který práci s cenou a s cenovou kotvou krásně popisuje ve své knize.
Vybírejte zálohy, ochráníte své podnikání
Přišla jsem v životě o spoustu peněz. Vlastní hloupostí, naivitou, důvěřivostí a velmi často díky obyčejnému studu a strachu, že přijdu o něco, co ještě ani nemám. O zakázku. O práci. O cokoliv.
„To se pak vždycky nějak dohodneme,“ mě stálo majlant.
S psaním jsem začala ještě na střední. Tehdy jsem psala zadarmo texty pro kámoše, který stavěl první e-shopy u nás. Netušila jsem, že se tomu o 20 let později bude říkat copywriting namísto reklamní textařina. A že existuje nějaké autorské právo, natož licence k němu. Časem jsem zjistila, že ten „kamarád“ moje texty svým klientům prodává a že díky mým textům vydělávají i ti klienti. Svůj první honorář za text jsem dostala až po 5 letech psaní.
Nutno přiznat, že jsem tehdy netušila, jak si o peníze říct. Natož jak je z milých klientů skutečně dostat. V tomto ohledu jsem se naštěstí zocelila. O pár let později jsem pracovala jako obchodnice v B2B segmentu. Prodávala jsem tiskárny, kopírky, papír, tiskařské stroje a později různá softwarová řešení pro digitalizaci a správu firemních systémů a skončila jsem v tvrdém světě IT technologií a cloudu. To člověka naučí říkat si o peníze.
Ve světě korporátního byznysu jsou na všechno procesy. Mysleme si o korporátech co chceme. Procesy fungují. Vymezují hranice. Chrání firmu i vás před malými i většími průšvihy. Objednávka, potažmo přímo smlouva, je vlastně předmanželská dohoda.
Dokud jsme zamilovaní, papír leží v šuplíku. Jak dojde na lámání chleba, máme vykolíkované hřiště. Máme mustr, podle kterého se chceme rozejít. A domluvili jsme si to v době, kdy jsme byli schopni se dohodnout. V době, kdy jsme jeden na druhém viděli to lepší. A nad tím horším jsme přimhouřili oko.
Kdykoliv jsem z jakéhokoliv důvodu přistoupila na tuhle hru, skončilo to špatně. Špatně pro mě. Peníze jsem neviděla nebo jsem je z klienta horko těžko dolovala. Z práce zbyla hořká pachuť.
A občas jsem z klienta nedolovala jen peníze. Protože jsem vždycky čekala na podklady. Vždycky jsem čekala na zpětnou vazbu. A vždycky jsem dojela na to, že se zákazníkovi texty prostě nelíbily. A tak mi oznámil, že mi nezaplatí. Většinou jsem svůj text do týdne našla na webu nebo na sítích.
Ať v tom nejste sami. I po dvaceti letech v byznysu dokážu udělat tuhle hloupou chybu. Protože kamarádi. Protože ten by mě přeci nedostal do problémů. Dostal. A tak je moje firma díky pitomé naivitě a neopodstatněné důvěřivosti minus nějaký kačky. Protože kamarád vás ještě emocionálně zpracuje v duchu nehynoucí přátelství: „Tak přece mi s tou platbou počkáš,“ nebo „Přece kvůli byznysu nezazdíš, že jsme kamarádi.“
Pokud si nebudete brát zálohy a nebudete od klientů vyžadovat písemné potvrzení objednaných služeb, skončíte jako kyselej citron. Skončíte jako já. Prachy minus, pocit viny plus a vztek budete mít leda sami na sebe. Protože to bude vaše chyba, že jste se ocitli v takto pitomé situaci.
Shrnutí do e-mailu vás nezabije a ušetří vám starost
Každý právník vám řekne, že i ústní dohoda je „smlouva“ a je platná. Zákon hovoří jasně. Ovšem vymahatelnost ústní dohody je podobně účinná, jako když budete přesvědčovat trávu, aby rostla.
Když se s klientem dohodnete na jakékoliv spolupráci, věnujte 15 minut svého času sepsání zápisu. Stačí do e-mailu shrnout zásadní body vaší dohody. Netvořte šílený elaborát.
Příklad, jak jsem to dělala jako OSVČ já:
co máte dodat (např. článek, příspěvek na síť, textaci newsletteru atd.),
kdy to máte dodat,
v jaké formě to máte dodat (např. text ve formátu .doc nebo v .PDF),
v jakém rozsahu (např. 2 NS = 3600 znaků včetně mezer -> pozor, klient dost často netuší, co to je normostrana, proto to rozepište jako já),
cíl, smysl či účel zadání (např. prodejní článek, zaměřený na ženy ve věku 30 až 50 let s cílem přesvědčit ke koupi produktu na URL stránce XY),
pracnost: 5 až 7 hodin,
cena: 2.500 Kč za hodinu bez DPH,
platba: autorský honorář na účet č. XYZ/0000, 50 % předem do 3 dnů a zbytek do 5 dnů po odevzdání výstupu.
E-mail zakončete podobnou formulací:
„Potvrďte mi, že informace výše odpovídají naší domluvě, abych měl/a jistotu, že jsme se navzájem v zadání pochopili a tím zajistíme hladký průběh naší spolupráce. Děkuji.“
Tím, že vám klient na takový e-mail zareaguje potvrzující zprávou, získáte písemnou akceptaci dohodnutých podmínek spolupráce. Samozřejmě, že pokud vám klient nebude chtít zaplatit, prostě nezaplatí. Vy budete mít písemně potvrzenou objednávku, která vám značně ulehčí další postup při vymáhání. V takových případech totiž mnohdy stačí obyčejná předžalobní výzva k úhradě s hlavičkou právní kanceláře a peníze vám dorazí takřka obratem. A váš právník vás pochválí, protože jste splnili nutné minimum pro záruku vymahatelnosti pohledávky.
Záloha na práci je bič: pro vás i pro klienta
Když se naučíte říkat si o zálohy na práci, jste zase o krok blíž klientům, kteří to s vámi myslí vážně. A zároveň je to tak trochu bič i na vás. Protože klient do spolupráce s vámi investuje peníze dopředu, bude vám poskytovat lepší součinnost. Dodá podklady včas. Zvedne vám telefon, když se budete chtít na něco doptat. A vy sami se budete snažit o kousek víc, aby výsledek stál za to. Protože si nebudete chtít před klientem, který platí předem, připadat jako blbci.
Výši zálohy si stanovte podle sebe. Když jsem začínala a měla jsem malé portfolio a honila jsem každý kšeft, říkala jsem si o nižší zálohu. Vždy alespoň 20 %. V posledních letech mám pravidla nastavená tvrději a vyplácí se mi to:
nový klient, i kdyby to byla velká značka, vždy 100% záloha,
každý klient, i stávající klient, první rok spolupráce vždy 50% záloha,
dlouhodobý klient s dobrou platební morálkou vždy 25% záloha.
Věřte, že i s velkou společností nebo s agenturou se lze dohodnout. Musíte to aspoň zkusit. Inspirujte se ve videu o vyjednávání lepších podmínek spolupráce.
Ušetřete si čas šablonou nabídky
Rozhodně můžete pro své podnikání udělat mnohem víc. Copywriteři, grafici, správci sociálních sítí, my všichni jsme specialisté marketingu. Pokud se my sami neumíme prodat jako profíci, těžko přesvědčíme své budoucí klienty, že naše práce pomůže s prodejem jim.
Proto všem svým svěřencům v rámci mentoringu radím, aby profesionalizovali svou vlastní sebeprezentaci. A příprava cenové nabídky, proces objednávky a uzavření spolupráce je nedílnou součástí marketingu. Nedílnou součástí brandu.
Nabídky z fakturačních programů
Na trhu dnes existuje celá řada programů na vytváření šablon. V ČR je asi nejpoužívanější idoklad, Caflou nebo Fakturoid. U citronů jsme používali Caflou, které mohu doporučit, nebo Fakturoid, který stále používáme.
TIP od 🍋:
Veďte si od začátku CRM pro kontakt s klienty a pište si, co chtěli, za kolik jste to nabídli a proč to nedopadlo. Nebo naopak proč ano. Hodně vám to pomůže v cenotvorbě a ve vlastním růstu. Doporučujeme vám českou online appku Caflou. Je opravdu snadná. Vedete si v ní klienty, vystavíte rovnou fakturu i objednávku. A zároveň můžete Caflou využít třeba pro trackování své práce na projektech. Dárek od Citrona do startu: sleva 500 Kč na Caflou s kódem 6FD8A466. Stačí kliknout na obrázek a pořídit si účet. :)
TIP NAVÍC: Když jsem začínala na OSVČ, ocenila jsem, že Fakturoid mi připravil i daňové přiznání.
Každý z těchto fakturačních nástrojů vytvoří zcela jednoduchou a přesto profesionální cenovou nabídku. Vypadá to profi a navíc, pokud vám klient potvrdí spolupráci objednávkou, z cenového návrhu vytvoříte rovnou fakturu a nemusíte si lámat hlavu, co že to vlastně máte vyfakturovat. Ušetříte hromadu času.
A jak to máme dnes?
Ani po skoro dvaceti letech v byznysu nemám pocit, že jsem našla dokonalý systém na přípravu nabídek. Brzy mě čeká další zastavení se. Zpětnou vazbu od klientů hodím na jednu hromadu a budu precizovat vlastní výstup.
Jsem přesvědčená, že pokud investujete do profesionalizace své cenové nabídky čas, naučíte se vybírat zálohy, pomůže vám to vydělávat víc a nebudete marnit čas s klienty, kteří si vaši péči a schopnosti nezaslouží.
Tak mi klidně do komentáře napište svou zkušenost. Nebo se na cokoliv doptejte. Případně si můžete rezervovat některou z našich konzultací.