Cenová nabídka a uzavření byznysu

Proč na ní stojí (a padá) spolupráce

Je to jedna z nejdůležitějších součástí byznysu. Cenová nabídka je bod zlomu. Slouží pro sumarizaci, shrnuje dohodu, chrání dodavatele i klienta. Kdykoliv jsem v životě práci na cenové nabídce odflákla nebo ji podcenila, byznys nedopadl dobře nebo nedopadl vůbec. Níže shrnuju téměř 20 let zkušeností obchodníka a markeťáka.

Základní parametry cenové nabídky

Každá cenová nabídka by měla obsahovat informace, které chrání vás i klienta proti budoucím možným nedorozuměním.

Co musí každá cenová nabídka obsahovat (minimum)

• Popis služby / dodávky a její rozsah

• Termíny (dodání, milníky, součinnost klienta)

• Cena (měna, jednorázová vs. opakovaná, jednotková/celková)

• Platební podmínky (záloha, splatnost, prodlení)

• Identifikační a kontaktní údaje (IČ/DIČ, plátcovství DPH, kontakt)

• Platnost nabídky a termín možného startu

Pokud s klienty neuzavíráte smlouvy a jedete „jen“ přes objednávky, tohle minimum je vaše pojistka proti nedorozuměním.

Nabídka může být jednoduchým shrnutím na jednu stránku. Kvůli jednomu článku na web nepotřebujete tvořit elaborát. Měli byste být připraveni i na složitější koncepci, pokud tvoříte složitější web, komplexní projekt nebo se jedná o dlouhodobou spolupráci.

Důležité informace (rozvedení + příklady)

Cena

Konečnou cenu vždy viditelně označte a vysvětlete (jednorázově/měsíčně).

Jak si Lůca kdysi sama naběhla:

Možná si i vy říkáte, že to je blbost, detail. Je to přeci jasný. Vyléčil mě kdysi klient. Po telefonu jsme si odsouhlasili opakovanou měsíční platbu za spolupráci. V e-mailu jsem to napsala prostě jako cenu bez toho dodatku „měsíčně". Klient to během hovoru nepochopil dobře a když viděl cenu, myslel si, že to je za celou dobu spolupráce.

🍋 Ušetřete si čas a práci a stáhněte si připravený vzor obchodních podmínek, jak je já sama používám ve vlastních cenových nabídkách za 159 Kč včetně DPH.

Příloha k článku: Cenová nabídka a uzavření byznysu | Obchodní podmínky.

Koupit

Měna

Cenu vždy uvádějte v měně, ve které fakturujete.

Množství nebo četnost

Vždy zákazníka jednoznačně informujte, zda je to cena za 1 kus článku, za hodinu práce nebo třeba za měsíční pravidelnou fakturaci za celý projekt. Pokud nebude cena srozumitelná, zákazníka odradíte.

TIP od 🍋:

Pokud uvádíte jednotkovou cenu, rozepište položky do přehledné tabulky. Využijte stejný princip, který se používá na fakturách. Zákazník jasně uvidí rozdíl mezi cenou jednotkovou a celkovou cenou za všechny práce.

Platnost nabídky

Uveďte datum platnosti. Chrání vás při zdražování i plánování kapacit. Bez data vás může klient vytáhnout ze šuplíku za 4 měsíce a čekat původní podmínky.

Termín možné realizace

Nebojte se uvést start a klidně jej podmínit včasným potvrzením.

Příklad: „Návrh spolupráce je platný do 31. 1. 2024. Realizaci můžeme spustit od 1. 3. 2024. Pokud objednáte později, můžeme termín i cenu upravit.“

Platební podmínky

Rekapitulujte platební režim – chrání obě strany.

Příklad: „Fakturu vystavím k 15. dni v měsíci se splatností 14 dnů (předplatba na následující měsíc).“

Příklad: „Záloha 50 % se splatností 3 dny; po úhradě se domluvíme na dalším postupu.“

Zejména v situacích, kdy s klienty nepodepisujete smlouvu o spolupráci, dbejte na rekapitulaci platebních podmínek. To je ochrana pro vás i pro klienta.

Uvádějte dobu splatnosti, se kterou počítáte při vystavení faktury. Pro OSVČ je ideální, zejména u menších částek, doba splatnosti 7 nebo 14 dnů.

U větších částek nebo složitějších projektů můžete narazit na požadavek klienta s delší splatností. Zpravidla to je 30 dnů.

Z praxe vím, že větší firmy mají složitější interní proces na schvalování dodavatelských faktur a vlastně ani není v jejich silách vám fakturu proplatit dříve, protože to tak rychle neprojde schvalovacím kolečkem.

TIP od 🍋 – Zálohy:

• nový klient / jednorázová zakázka: 100 % předem

• první rok se všemi klienty: 50 %

• dlouhodobý klient s dobrou morálkou: 25 %

Záloha je bič pro obě strany – klient dává součinnost, vy dodáváte včas.

Informace o DPH

Uvádějte klientům informaci o tom, zda jste či nejste plátci DPH. Pro vašeho klienta to může být důležitá informace s ohledem na jeho vnitřní schvalovací procesy. Pokud nejste plátci, stačí pouhá krátká věta: „Nejsem plátce DPH.“ Pokud jste plátci, jednoduše uveďte své DIČ do cenové nabídky.

Reverse charge (přenesená daňová povinnost)

Pokud spolupracujete s klienty v rámci EU, může se vás týkat tzv. reverse charge (přenesená daňová povinnost). V tomto režimu neodvádíte DPH vy jako dodavatel, ale váš klient ve své zemi.

Na faktuře proto uvádíte cenu bez DPH, DIČ obou stran a poznámku „Daň odvede zákazník – reverse charge“.

A proč to řešit už v nabídce? Protože tím klientovi předem jasně sdělíte, zda bude cena navýšena o české DPH, nebo zda se uplatní režim reverse charge. Předejdete tak zbytečným nedorozuměním při schvalování rozpočtu i samotné fakturaci.

TIP od 🍋:

Veďte si od začátku CRM pro kontakt s klienty a pište si, co chtěli, za kolik jste to nabídli a proč to nedopadlo. Nebo naopak proč ano. Hodně vám to pomůže v cenotvorbě a ve vlastním růstu. Doporučuji vám českou online appku Caflou. Vedete si v ní klienty, vystavíte rovnou fakturu i objednávku. A zároveň můžete Caflou využít třeba pro trackování své práce na projektech nebo na správu TO DO a úkolů. Dárek od Citrona do startu: sleva 500 Kč na Caflou s kódem 6FD8A466. Stačí kliknout na obrázek a pořídit si účet. :)

Popis služby, produktu nebo dodávky

Tady se chybuje asi nejvíc. Vágní popis toho, co je předmětem dodávky klientovi. Tím spíš, pokud je dodávkou služba nebo nehmotný produkt (např. článek). Dejte si opravdu záležet na pregnantních formulacích při popisu toho, co máte dodat.

Velmi často v oborových skupinách narážím na nářky, že předmětem dodávky měl být článek na blog a klient z textu udělal mailing, e-book nebo tištěný leták a nechce vám doplatit rozsah za licenci vašeho autorského práva.

U služeb a nehmotných výstupů buďte pregnantní. U textů uvádějte:

• účel výstupu (blog, tisk, mailing, sociální sítě…)

• formát (např. 1 NS v Google Docs/MS Word)

• odhadovaná časová náročnost (např. 5–7 h)*

• termín podkladů od klienta, termín 1. draftu, termín finále, deadline připomínek

• termín, do kdy má klient zaslat náměty k úpravám**.

*Raději hodinu přidejte, než abyste se omlouvali za překročení odhadu.

**Nebojte se úkolovat klienta – ať ví, že bez jeho součinnosti věci stojí.

TIP od 🍋:

Uveďte, že cena zahrnuje např. 15 minut změn u kratších formátů / až 2 hodiny u složitějších, max. do 1/10 celkového času. Všechno nad rámec = vícepráce s mírně vyšší sazbou (obrana proti nekonečnému ladění).

Informace o rozsahu licence k autorským právům

Nechte si právníkem sepsat pár řádků; je to investice, co se vrátí. Vysvětlím proč, to řešit.

V minulosti jsem pro klienta psala příspěvky na LinkedIn. Klient byl brzy populární, jeho byznys rostl. Klient vzal moje příspěvky a udělal z nich e-book, na který nasadil cenovku 259 Kč. e-bok si velice rychle stáhlo 3500 lidí. Klient na tom utržil téměř 1 milion korun. Já za příspěvky dostala v souhrnu 150 tisíc korun, díky kterým klient získával nové zakázky v mnohonásobně vyšší hodnotě. Bavili jsme se tehdy o zakázkách v hodnotě cca 2,5 milionu korun.

Výdělek z e-booku byl nad rámec účelu a nad rámec sjednané ceny. kdybych věděla, že klient příspěvky dále monetizuje, od začátku by cena za mou práci byla vyšší. Takto mi tedy klient doplatil tantiemy z e-booku ve výši 45.000 Kč, tedy cca 5 % z obratu na e-booku.

Minimum do nabídky:

• Typ licence (nevýhradní/výhradní), rozsah použití (média, území, čas)

• Přechází až po úhradě celé ceny

• „Jiné použití než sjednané (např. blog → e-book/print) = doplatek dle ceníku/individuální kalkulace“

Zdánlivé podružnosti v nabídce, které vám obhájí cenovku

Další informace v nabídce nastavují správná očekávání a opírají vaši práci o jasný proces. Být profík znamená hodně věcí. Jednou z těch věcí je jasný proces spolupráce, který je vhodné odkomunikovat už v cenové nabídce. Odpadne vám tím hodně budoucích tahanic o to, kdy vlastně poslat konečně fakturu.

Akceptace výstupu (ať víme, kdy je hotovo)

• Počet kol připomínek (např. 2 kola)

• Lhůta na připomínky (např. 5 pracovních dnů)

• Silence = acceptance: pokud se klient v lhůtě nevyjádří, je výstup považován za schválený

• Převzetí: finální verzi předám v Google Docs + PDF (zdrojové soubory jen po dohodě)

Změnové řízení & vícepráce (scope creep po česku)

• Co je mimo rozsah (vyjmenovat typové požadavky)

• Jak se schvalují změny (e-mail/komentář → potvrzení → nacenění)

• Sazba víceprací a minimální účtovatelný blok (např. 30 min)

• Assumptions & dependencies: co musí dodat klient a kdy; co se stane, když to nedodá (posun termínů, blokace kapacit, možné navýšení ceny)

Já si dnes jak do nabídek, tak do dokumentu, ve kterém předávám výstup, vkládám odstavec, který klientům připomíná, jak má vypadat zpětná vazba (líbí/nelíbí fakt nefunguje) a jak mezi námi bude fungovat proces komunikace. Už mi to v posledních letech ušetřilo hodně času a vyhnula jsem se mnoha šedivým vlasům.

🍋 Stáhněte si vzorové klauzule do cenových nabídek za 129 Kč včetně DPH, které pokryjí nejčastější témata při nastavování spolupráce s klienty. Sama je používám ve vlastních cenových nabídkách.

Příloha k článku: Cenová nabídka a uzavření byznysu |Vzorové klauzule do nabídky

Koupit

Kontakt

Nespoléhejte se na to, že klient si telefon na vás uložil a e-mail jste si taky poslali. V duchu markeťáckého přístupu „usnadni svému zákazníkovi cestu k cíli“ na závěr zopakujte informaci, jak vás klient může kontaktovat.

Prezentace nabídky

I když si s klientem rozumíte na schůzce, pošlete rekapitulaci e-mailem a vyžádejte si odsouhlasení. Pokud klient chce jen „poslat nabídku“, rovnou si s ním blokněte krátký hovor k dotazům – snižuje to riziko „vymlčení“.

Komunikační režim: dohodněte kanál (e-mail/Slack), reakční dobu a SPOC (kdo finálně schvaluje).

Vždy písemné potvrzení (bez objednávky to nejde)

Telefonická domluva? Stejně ji shrňte do e-mailu a požádejte o potvrzení. Ústní dohoda je vymahatelná hůř než e-mail.

Vzorec rekapu (můj OSVČ standard):

• Co dodám (název výstupu)

• Kdy a v jaké formě (formát, NS/rozsah)

• Účel / cílovka / tonalita

• Odhad pracnosti (např. 5–7 h)

• Cena a platební režim (záloha %, splatnosti, účet)

• Věta k potvrzení: „Potvrďte, prosím, že výše uvedené odpovídá naší domluvě…“

Jak to nedělat furt dokola od nuly

Nabídky, které posílám v posledních letech, neustále vylepšuju a klienti to oceňují. Velmi často dostávám zpětnou vazbu, že právě profesionální a obsáhlá forma cenové nabídky je pro ně dalším aspektem, který jim říká „tahle spolupráce bude fungovat“.

Kdykoliv mi zákazník řekne, že něčemu v nabídce nerozumí, okamžitě se zamýšlím nad zpětnou vazbou a zvažuju, zda jsem skutečně vše vysvětlila jednoznačně a srozumitelně. Pokud mám pochybnost a dám klientovi za pravdu, věnuji čas nápravě.

Mám připravené typizované vzory nabídek, se kterými pracuji. Nabídka pro jednoduchá zadání, jako nějaký článek, post na blog, to zabere 2 až 3 stránky. Návrh na správu sociálních sítí nebo tvorbu web textů je pro mě dnes otázkou klidně 10 až 15 stránek.

Časové odhady (a proč přestanete obhajovat hodinovku)

U složitějších zakázek rozepište aktivity a odhady hodin. Klient pochopí, proč 2 NS odborného textu nejsou „za dvacet minut a pět stovek“.

Mně to pomohlo zvednout cenu a zároveň jsem ji přestala obhajovat. Kdo chce škrtat naslepo, není můj klient.

TIP od 🍋 – trackujte čas: 

Odhady budou přesnější, marže vyšší. Jednou jsem šla „od boku“ na 40–50 h měsíčně; po rozkladu to bylo skoro 150 h. Ušetřilo mi to velký průšvih.

Ukázka práce (rychle ukáže rozdíl)

Do nabídky dejte ukázku nejlepší práce. Není-li tématicky blízká, improvizujte (přepište 2–3 existující příspěvky „jak by to vypadalo u vás“).

TIP od 🍋 – zkušební zadání: 

Domluvte zpoplatněný mini-task (např. 50 % sazby předem; při spokojenosti doplatek bez ohledu na dohodu o spolupráci).

Standardizovaný ceník

Přiložte doplňkový ceník (e-mailing, inzerce, letáky, korektury, foto aj.). Klidně jej mějte na webu a do nabídky dejte jenom odkaz. Ačkoliv já to ráda píšu rovnou do nabídky, aby to měl klient na očích.

Ceny v položkovém doplňkovém ceníku dávám vždy alespoň o 30 % dražší a pod ceník doplním informaci, že ceny jsou orientační a vždy záleží na konkrétním rozsahu poptávky.

Skoro 40 % mých klientů dříve nebo později využije doplňkové služby. Jelikož už dopředu znají mou cenu, buď o ní nediskutují a já vydělám o 30 % víc než obvykle, nebo se doptají a já mám 30% prostor pro hýbání s cenou.

Zálohy & vymahatelnost (proč nedělat „kamarádčofty“)

Přišla jsem o spoustu peněz naivitou, „nějak se domluvíme“, kamarádskými výjimkami. V korporátu fungují procesy proto, že chrání. Objednávka/smlouva je předmanželská dohoda: když jde do tuhého, máme pravidla hry.

Nebudete-li brát zálohy a trvat na písemných potvrzeních, skončíte jako kyselej citron – peníze minus, pocit viny plus.

A jak to mám dnes?

Ani po skoro dvaceti letech nemám „dokonalý systém“. Průběžně ladím šablony nabídek i ceníky, jednou za půl roku tomu dám jeden pracovní den – ušetří mi to čas a zvedá fakturaci.

Investujte do profesionalizace nabídky a záloh: budete vydělávat víc a nebudete marnit čas s klienty, kteří si vaši práci nezaslouží.

A super je, že vám s tím vším mohu pomoci v rámci mentoringu. Rezervujte si svůj termín.

Jdu poprvé

60

Rezervovat