Každá cenová nabídka by měla obsahovat informace, které jsou povinné a chrání vás i klienta proti budoucím možným nedorozuměním. Měla by jasně popisovat službu, její rozsah a termín dodání či realizace. Dále cenové a platební podmínky. A v neposlední řadě kontaktní a identifikační údaje. Tím spíš, pokud s klienty neuzavíráte smlouvy, ale pracujete pouze na systému potvrzení spolupráce čili objednávky.

Nabídka může být jednoduchým shrnutím na jednu stránku. Kvůli jednomu článku na web nepotřebujete tvořit elaborát. Měli byste být připraveni i na složitější koncepci, pokud tvoříte složitější web, komplexní projekt nebo se jedná o dlouhodobou spolupráci. Ke všemu jsme my sami markeťáci a myslím si, že vyladit vzhled a design cenové nabídky je markeťákova povinnost. S dnešními nástroji, jako je třeba Canva, to zvládne i obyčejný copywriter, aniž by potřeboval grafika.

Povinné informace aneb na tohle v nabídce nikdy nezapomeňte

Cena

Konečnou cenu vždy viditelně označte a odkomunikujte. Pokud ji budete schovávat, budete působit nedůvěryhodně. Nezapomeňte nejen na číslo, ale přidejte i další parametry.

Měna

Cenu vždy uvádějte v měně, ve které fakturujete.

Množství nebo četnost

Vždy zákazníka jednoznačně informujte, zda je to cena za 1 kus článku, za hodinu práce nebo třeba za měsíční pravidelnou fakturaci. Pokud nebude cena srozumitelná, zákazníka odradíte.

TIP od 🍋:

Pokud uvádíte jednotkovou cenu, rozepište položky do přehledné tabulky. Využijte stejný princip, který se používá na fakturách. Zákazník jasně uvidí rozdíl mezi cenou jednotkovou a celkovou cenou za všechny práce.

Platnost nabídky

Vždy uvádějte datum, do kterého maximálně nabídka platí. Pokud platnost nabídky neuvedete a klient se vám ozve třeba po 2 měsících, že teď už do toho jde, a vy jste mezitím zdražili, máte minimálně zbytečný důvod se s klientem handrkovat. Někdy, u větších klientů, to může znamenat i problém reputační.

Navíc tím ošetříte situaci, kdy řešíte kapacity. Vy víte, že potřebujete prodat své kapacity v konkrétním období a naopak v jiném období máte plno. Práce s časovým omezením nabídky dává klientovi najevo, že své kapacity plánujete.

Platební podmínky

Zejména v situacích, kdy s klienty nepodepisujete smlouvu o spolupráci, dbejte na rekapitulaci platebních podmínek. To je ochrana pro vás i pro klienta.

Doba splatnosti

Uvádějte dobu splatnosti, se kterou počítáte při vystavení faktury. Pro OSVČ je ideální, zejména u menších částek, doba splatnosti 7 nebo 14 dnů

U větších částek nebo složitějších projektů můžete narazit na požadavek klienta s delší splatností. Zpravidla to je 30 dnů. Z praxe vím, že větší firmy mají složitější interní proces na schvalování dodavatelských faktur a vlastně ani není v jejich silách vám fakturu proplatit dříve, protože to tak rychle neprojde schvalovacím kolečkem.

TIP od 🍋:

Pracujte se zálohami. Např. já mám nekompromisně nastaveno, že všechny nové klienty nebo jednorázové zakázky chci mít uhrazeny ve 100% výši formou zálohy. U větších projektů, i když už se s klienty známe, mám opět bez pardonu ve všech případech 50% výši zálohy. Vždy chtějte zálohu alespoň 50 %. Je to bič na klienty, aby spolupracovali, když už v tom mají peníze. A je to bič i na mě jako na copywritera, abych naplnila závazek, který v podobě peněz na účtu mám.

Informace o DPH

Uvádějte klientům informaci o tom, zda jste či nejste plátci DPH. Pro vašeho klienta to může být důležitá informace s ohledem na jeho vnitřní schvalovací procesy. Pokud nejste plátci, stačí pouhá krátká věta: „Nejsem plátce DPH.“ Pokud jste plátci, jednoduše uveďte své DIČ do cenové nabídky.

TIP od 🍋:

Nedávno jsem narazila na fantastický produkt, kterým je Miniakademie od iDokladu. Pro malé podnikatele je to zdarma. Je tam vše, co jako OSVČ potřebujete znát, a pomůže vám to i při sestavování cenové nabídky a následně při vystavování faktur. Pro samotnou fakturaci je iDoklad skvělým nástrojem. Ačkoliv já osobně jsem si oblíbila o něco víc Fakturoid. Oboje stojí pár kaček a pokud si to dobře nastavíte, na konci roku vám to vyplivne i daňové přiznání.

Navíc třeba Fakturoid (u jiných to vyzkoušené nemám) umí pracovat s ceníky a připravíte si tam i nabídky. Nejsou sice designově vymazlené, zato jsou přehledné, srozumitelné a rychle naklikané. Pokud klient nabídku odsouhlasí, vy z nabídky rovnou jedním kliknutím připravíte fakturu.

Popis služby, produktu nebo dodávky

Tady se chybuje asi nejvíc. Vágní popis toho, co je předmětem dodávky klientovi. Tím spíš, pokud je dodávkou služba nebo nehmotný produkt (např. článek). Dejte si opravdu záležet na pregnantních formulacích při popisu toho, co máte dodat.

Velmi často v oborových skupinách narážím na nářky, že předmětem dodávky měl být článek na blog a klient z textu udělal mailing, e-book nebo tištěný leták a nechce vám doplatit rozsah za licenci vašeho autorského práva.

U textů vždy uvádějte:
  • účel výstupu (článek na blog, text do novin, příspěvek na sociální síť atd.)
  • formát výstupu (např. 1 NS textu ve formátu MS Word, Google Doc atp.)
  • odhadovanou časovou náročnost (např. odhad 5–7 hodin)*
  • termín dodání podkladů klientem
  • termín dodání 1. draftu
  • termín dodání finální verze
  • termín, do kdy má klient zaslat náměty k úpravám**


*Naučte se odhadovat časovou náročnost své práce. Když si nejste jistí, raději hodinu do odhadu přidejte. Klient nebude rád, když mu vyfakturuje 8 hodin práce, ačkoliv jste odhadli jen 4 hodiny.

**Nebojte se úkolovat i klienta. Dejte klientovi najevo, že v rámci procesu spolupráce budete jeho součinnost potřebovat. Ať s tím klient dopředu počítá. Spolupráce pro něj bude od začátku transparentní a srozumitelná.

TIP od 🍋:

Já dnes do nabídek přidávám informaci, že v ceně má klient určité množství mého času na změny. Např. u kratších formátů to je maximálně do 1 hodiny mého času zdarma, u složitějších formátů (např. web texty, odborné články na blog atd.) má klient dle rozsahu až 2 hodiny mého času zdarma. Je to proklientské a dáváte klientovi najevo, že vám na kvalitě vašeho výstupu záleží. Čas navíc v mém podání nikdy nepřekročí víc než ¼ celkové času, který zakázce věnuji.

Všechno ostatní nad rámec jsou vícepráce a vždy do cenové nabídky uvádím cenu za vícepráce, která je mírně vyšší než cena standardní. Je to ideální obranný mechanismus proti klientům, kteří by pořád ladili a donekonečna vraceli texty k všemožným úpravám.

Informace o rozsahu licence k autorským právům

Časté téma nejedné diskuze mezi copywritery, grafiky, správci sociálních sítí nebo fotografy. Nebudu machrovat, ani po těch letech v oboru nemohu se 100% jistotou tvrdit, že mám v tomto směru jasno. Ostatně nejsem právník.

Nechte si od odborníka čili od právníka zpracovat pár řádků o tom, jakou licenci svým klientům ke své práci poskytujete. Budete překvapeni, jak moc vám to usnadní práci. Ideální je, když si necháte rovnou připravit smlouvu o spolupráci, jejíž součástí už je otázka autorského práva ošetřena. Osobně využívám právní služby Petry Dolejšové. Nemějte strach. Navzdory širokému veřejnému mínění si na to za chvíli vyděláte a investice se vám mnohonásobně vrátí. Jestli si dobře vzpomínám, vyšlo mě to cca do 3 tisíc korun.

Kontakt

Nespoléhejte se na to, že klient si telefon na vás uložil a e-mail jste si taky poslali. V duchu markeťáckého přístupu „usnadni svému zákazníkovi cestu k cíli“ na závěr zopakujte informaci, jak vás klient může kontaktovat.

Je klidně možné, že nabídce klient nerozumí, a pokud nemá vaše číslo okamžitě na očích a bude ho muset hledat, svůj dotaz odloží, zapomene a zbude v něm jen pocit, že „tohle asi nechce“, a zvyšujete tím riziko, že vás klient vymlčí. Prostě se neozve a vy ho budete uhánět.

Forma

Dalo by se říct, že je na osobním vkusu každého z nás, jak vypadá výsledná nabídka. Tady opět platí, že marketing není jen reklama, web a sociální sítě. Marketing je vše, co děláte směrem ke svým budoucím i stávajícím klientům. Proto všem doporučuji k dokumentu nabídky přistoupit se vší vážností.

V každém případě mě praxe naučila dodržovat zásady komunikace pro cenovou nabídku. Ušetřím si čas, ověřím si, že klient všemu rozuměl a hlavně, vyžádám si písemné potvrzení, které zároveň slouží jako finální potvrzení spolupráce. Kdykoliv jsem kterýkoliv z kroků vynechala, pravděpodobnost, že spolupráce bude problémová, se blížila 100%.

Prezentace nabídky

I když s klientem sedíme v kavárně, skvěle si rozumíme nebo máme online schůzku, přijdu domů a pošlu klientovi rekapitulaci toho, co jsme si dohodli. Klienta VŽDY požádám, aby mi e-mail s rekapitulací odsouhlasil. Když to neudělám, vždycky dojde k nedorozumění a k nepochopení. Takže místo 15 minut, které mi vezme sumarizace, potom hodiny řeším zbytečnosti.

Nabídku s klientem vždy procházím. Pokud klient trvá na zaslání e-mailem bez prezentace, vždy si s klientem rovnou nastavím termín na krátký telefon, kde spolu probereme, jestli vše pochopil, jestli má v nějakém bodě nejasnosti nebo rozpor, vše probereme. Minimalizuji tím zejména stav, kdy mě klient vymlčí a po zaslání nabídky už se neozve.

Změny a upřesnění

Pokud klient požaduje změny nebo úpravy, ihned je zapracuji do nabídky a znovu se klienta doptávám, zda je to ten stav, který mu vyhovuje, a získám si jeho předběžný souhlas. Někdy klienti řeknou, že si to ještě projdou v klidu, ale že asi dobrý. Z praxe už vím, že v takovém případě mám v 80 % případů vyhráno.

Vždy požaduji písemné potvrzení alias bez objednávky to nejde

I když se s klientem dohodnu telefonicky na malé zakázce na pár řádků textu, vždy naši domluvu shrnu do e-mailu a požádám klienta o potvrzení objednávky. V minulosti jsem to nedělala a klient mi třeba odmítnul zaplatit, protože si to prostě rozmyslel. Zejména v začátcích tyhle zkušenosti bolely, protože jsem byla závislá na každé koruně a čas na realizaci není nafukovací.

Ve chvíli, kdy s klienty fungujete bez uzavření písemné smlouvy, je to jediná vaše ochrana. Ústní dohoda je sice stejně platná jako písemná, ale každý právník vám řekne, že ta písemná podoba je snáze prokazatelná v případě sporu.

Informace navíc

Nabídky, které posílám v posledních letech, neustále vylepšuju a klienti to oceňují. Velmi často dostávám zpětnou vazbu, že právě profesionální a obsáhlá forma cenové nabídky je pro ně dalším aspektem, který jim říká „tahle spolupráce bude fungovat“. 

Kdykoliv mi zákazník řekne, že něčemu v nabídce nerozumí, okamžitě se zamýšlím nad zpětnou vazbou a zvažuju, zda jsem skutečně vše vysvětlila jednoznačně a srozumitelně. Pokud mám pochybnost a dám klientovi za pravdu, věnuji čas nápravě.

Mám připravené typizované vzory nabídek, se kterými pracuji. Nabídka pro jednoduchá zadání, jako nějaký článek, post na blog, to zabere 2 až 3 stránky. Návrh na správu sociálních sítí nebo tvorbu web textů je pro mě dnes otázkou klidně 10 až 15 stránek.

Možná si teď klepete na čelo a myslíte si, že jsem padlá na palici. Zkušenost mi ukázala, že to funguje. Klienti vidí, že jim věnujete čas. Že vám na nich záleží. Když jsem končila na volné noze, jako OSVČ jsem si fakturovala 1 200 Kč za hodinu v případě koncových zákazníků. Klienti se mnou jen málokdy diskutovali o ceně. Pokud k tomu došlo, zpravidla byl důvod, že hledali opravdu super levné copy.

Shrnutí zadání

Dnes do nabídek dávám shrnutí zadání. Sumarizuju požadavky, které na mě klient má, a tím si ověřím, že jsem na nic nezapomněla a klient vlastně taky. Vyplácí se to, protože když klient v nabídce vidí své zadání, často si sám uvědomí, že na něco zapomněl nebo mi neřekl zásadní informaci. V cca 40 % případů vede sumarizace zadání k rozšíření zadání a navýšení fakturace.

Cíl spolupráce

Mimo popis produktu a služby, kterou klient chce, obecně shrnu, čeho chce klient naší spoluprací dosáhnout. Zpravidla třeba sepíšu pár vět, kde definuji k jaké cílovce můj budoucí výstup mluví, jakou mám zvolit tonalitu komunikace, případně první zamýšlenou strukturu budoucího výstupu atp.

Tato část nabídky předchází problémům s reklamací výsledného textu. V minulosti se mi často stávalo, že klient mi špatně definoval cílovku nebo persony, a když viděl výsledný text, uvědomil si to. A já musela text předělávat a jen těžko se mi dokazovalo, že chyba nebyla na mé straně. Případně jsem to měla ručení pro sebe, abych si před odevzdáním výstupu zkontrolovala, zda skutečně odevzdávám to, co se po mně chce.

Časový odhad

U složitějších zakázek (např. webové texty, e-mailing, správa sociálních sítí) klientovi rozepisuju, z jakých aktivit se má práce skládá a kolik času mi to v případě toho klienta odhadem zabere. Klienti více chápou můj přístup k práci a zároveň vidí, proč nenapíšu 2 NS textu na odborné téma za dvacet minut a pět stovek. Tohle mi výrazně pomohlo při zvýšení hodinovky a její obhajobě před klientem. De facto jsem se obhajovat přestala, klienti to berou jako fakt. Pokud někdo začne něco namítat a chce mi v seznamu činností škrtat, aby ušetřil, tuším, že to není klient, se kterým chci spolupracovat. Hledá levnou práci bez ohledu na výsledek.

Zejména u návrhu jakékoliv dlouhodobé spolupráce je časový odhad nezbytný. Třeba u návrhu na správu sociálních sítí si spolupráci bez časových odhadů neumím představit. Navíc, když samu sebe donutím připravit tyto odhady, dost často zjistím, že bez této přípravy bych z hlavy vypálila nějakou částku, a pak bych skřípala zubama, protože bych celou zakázku silně podhodnotila.

Nedávno jsme řešili nabídku pro velkého klienta a od boku jsem si pro sebe vypálila odhad 40 až 50 hodin měsíčně na správu. Když jsem si k tomu pak sedla a začala počítat jeden úkon po druhém, profil po profilu, zjistila jsem, že musím nacenit skoro 150 hodin práce. Asi si umíte představit, jaký finanční průšvih bych si připravila, kdybych si odhady nenachystala. Pravděpodobně bych si teď někde rvala vlasy při pomyšlení na obrovský finanční provar.

Ukázka práce

Do cenové nabídky vždy zakomponuju ukázku své nejlepší práce. Pokud mám v portfoliu něco tematicky blízkého, využiju toho. Pokud ne, improvizuju. Když jsem začínala a portfolio jsem měla malé nebo skoro žádné, ve volných chvílích jsem přepisovala články, které mi přišly zajímavé tématem, ale byly mizerně zpracované. Prostě jsem se rozhodla, že to napíšu líp. Články jsem si zařazovala do začátečnického portfolia. Měla jsem ho jak pro klienty, tak pro agentury, kam jsem se chtěla dostat.

Pokud s klientem jednám o správě sociálních sítí, prošmejdím stávající příspěvky, vyberu z nich cca 3 typově různé a předělám je tak, jak bych je odevzdala sama za sebe. Na tom si klient okamžitě představí, kam jeho komunikaci posunu, a bude mít dobré srovnání. Ideální je, pokud používáte publikační nástroje typu Kontentino, Zoomsphere nebo třeba jen Facebook Business Suite aj., že si příspěvek připravíte v plánovači, a výsledný náhled do své cenové nabídky vložíte jako screen.

Standardizovaný ceník

Na konec celé nabídky vždy přikládám standardizovaný ceník ostatních prací a víceprací. Tvořím si podhoubí pro další spolupráci.

Pokud pro klienta tvořím třeba jen blog post, klient díky ceníku vidí, že mu pomohu s e-mailingem, firemním časopisem, textem pro náborovou inzerci, produktové letáky atd.

Pokud mám k ruce kamaráda grafika, kamarádku korektorku nebo třeba fotografa, udělám seznam dalších služeb včetně orientačního ceníku.

Ceny v položkovém doplňkovém ceníku dávám vždy alespoň o 30 % dražší a pod ceník doplním informaci, že ceny jsou orientační a vždy záleží na konkrétním rozsahu poptávky. Skoro 40 % mých klientů dříve nebo později využije doplňkové služby. Jelikož už dopředu znají mou cenu, buď o ní nediskutují a já vydělám o 30 % víc než obvykle, nebo se doptají a já mám 30% prostor pro hýbání s cenou.

Profesionalizujte své výstupy, vyděláte víc

Já sama pravidelně ladím své cenové nabídky a ceníky. Varianty cenových nabídek mám předchystané. Doplňuju už jen dílčí informace a ceny ke konkrétní zakázce. I když se může zdát, že to zabere obrovské množství času, opak je pravdou. 

Věnuju pravidelně 1 pracovní den zhruba jednou za půl roku revizi svých výstupů. Ten 1 den mi šetří čas a zvyšuje částku, kterou klientům fakturuji. Díky tomu, že mám ke každému typu zakázky standardizovanou a nachystanou kostru, mi zpracování nabídek klientům zabere mnohem méně času a hlavně: nestává se mi, že bych zapomněla při tvorbě kalkulace něco zohlednit.

Struktura a příprava mi drží laťku. Stanovila jsem si ke každému typu výstupu ideální prodejní cenu, minimální cenu a maximum. Vždy zákazníkovi prezentuju maximum. Pokud chce slevu, klesnu na optimální cenu. Pokud chce ještě větší slevu, rozmýšlím se, zda mi to stojí za to. Pokud klesnu cenou na tu minimální hranici, je to zpravidla z jediného důvodu – jedná se o prestižního a zajímavého klienta, zajímavý typ zakázky, která mě někam posune. Jedině tehdy má smysl jít na minimum. K tomuto tématu doporučuju čtení od Radima Paříka, který práci s cenou a s cenovou kotvou, krásně popisuje ve své knize.

Ani po skoro dvaceti letech v byznysu nemám pocit, že jsem našla dokonalý systém na přípravu nabídek. Brzy mě čeká další zastavení se. Zpětnou vazbu od klientů hodím na jednu hromadu a budu precizovat vlastní výstup.

Jsem přesvědčená, že pokud investujete do profesionalizace své cenové nabídky čas, pomůže vám to vydělávat víc a nebudete marnit čas s klienty, kteří si vaši péči a schopnosti nezaslouží.