Když začínáte se správou sítí pro sebe nebo dokonce pro klienty v roli správce sociálních sítí, potřebujete systém, organizaci a přehled. Kdy se co publikuje. V jaké fázi rozpracovanosti ten či onen výstup je nebo není. A pokud pracujete pro klienty, chcete mít i systém komunikace a schvalování výstupu. Dlouho jsem hledala systém, který by nestál majlant. Až jsem si ho díky Google nástrojům vytvořila sama.
Co potřebujete za nástroje a kolik to stojí
Než se pustíme do samotného návodu, pojďme si udělat takový malý podnikatelský reality check. Ať už si děláte obsah pro sebe nebo pro druhé, k podnikání potřebujete spoustu věcí. Jednou z nich je nějaké to technologické podhoubí. Je to sice náklad, ale pokud nejen dobře vyberete, ale naučíte se efektivně využít potenciál služby na maximum, zjistíte, že se z nákladu stane strategická investice do vlastního byznysu.
Moje podnikatelské rozhodnutí už před dávnou dobou bylo investovat do placených služeb od Google. Aby vám můj návod fungoval přesně tak, jak popisuji, je pravděpodobné, že si budete muset pořídit minimálně předplatné Google Workspace.
Za cca 3 stovky měsíčně pro své podnikání získáte opravdu hodně věcí. Osobně pro svou práci využívám Gmail, tzn. že jsem svou doménu propojila luckycitron.cz propojila s Googlem. Samozřejmě využívám cloudové úložiště, Google Meet (ušetřím za ZOOM nebo jiné nástroje), Kalendář, Dokumenty (pro copywritera alfou a omegou) a Tabulky, takže si nemusím platit za MS Office. A jako markeťačka nedám dopustit na pokročilé funkce Formulářů, které mám v ceně a nemusím platit další appku.
A co se kalendáře týče, tak mimo publikačního kalendáře, který si v tomto článku představíme, využívám i další pokročilé funkce kalendáře, jako je možnost rezervačních formulářů. A dokonce se dá velmi snadno propojit Google kalendář s asi největší platební bránou Stripe, která je dlouhodobě hodnocena jako nejbezpečnější na trhu. Využívají ji i velké společnosti. A pokud si koupíte zbytek tohoto článku schovaného za paywallem, budete skrze Stripe platit také.
Takže za v přepočtu skoro 300 Kč měsíčně, což není žádný velký podnikatelský náklad, získáváte mnoho užitečných nástrojů pro podnikání a jako bonus, ty nástroje vám pomohou vydělat další peníze.
Ostatně podobné věci často řeším se svými mentees při mentoringu: jak si svou práci nejenom správně nacenit, ale jak si ji zorganizovat tak, abych netrávila čas blbostma a držela jsem si efektivitu na nákladové straně podnikání.
Výhodou je, že pro základní nastavení celého prostředí nepotřebujete žádné ajťáky. Stačí kouknout na pár videí. Skvělá videa má třeba Pavel Minář na svém YouTube kanále.
Každopádně můj návod na vytvoření publikačního kalendáře by vám měl fungovat i ve verzi zdarma. Případně díky článku pochopíte, jak nad sestavením přemýšlet a třeba si najdete vlastní modifikaci. Klidně mi pak nechte pod článkem komentář, jak jste si poradili.
Vytvoření publikačního kalendáře v Google
První krok je, že si vůbec kalendář připravíte. Je to snadné, prostě si otevřete svůj Google kalendář. Samozřejmě se musíte přihlásit ke svému účtu.
Krok č. 1: Vytvoření samostatného kalendáře
V levé časti je navigační menu. Vyhledejte položku JINÉ KALENDÁŘE a vedle něj znaménko PLUS. Klikněte na toto znaménko.
Po kliknutí se vám zobrazí roletka se seznamem. Klikněte na možnost VYTVOŘIT NOVÝ KALENDÁŘ.
Otevře se vám prostor pro založení a nastavení nového kalendáře. Pojmenujte si jej. A nebojte se do kalendáře vložit popis nebo třeba nějakou instrukci pro klienta nebo kolegy. Jakmile budete mít hotovo, klikněte na VYTVOŘIT KALENDÁŘ.
V levém navigačním menu si na vytvořený kalendář klikněte a projděte si krok za krokem nastavení. Podíváme se na to, čemu věnovat pozornost a proč.
Nastavení kalendáře
V této časti nastavení můžete měnit název, popis a časové pásmo. Doporučuji zkontrolovat i časové pásmo, ať se vám kalendář dobře synchronizuje.
Automaticky přijímat pozvánky
V této části mám ponecháno základní nastavení, protože kalendář je čistě informační a není potřeba ručně schvalovat položky v kalendáři.
Přístupová oprávnění k událostem
Tady už začíná důležitá část nastavení. Protože pokud chcete publikační kalendář sdílet třeba s klientem nebo s grafikem, prostě s kýmkoliv je potřeba, tak si tu nastavíte, kdo kalendář vidí a co přesně vidí. Prostě klikněte na tlačítko PŘIDAT LIDI A SKUPINY.
Jednoduše do pole vložte e-mail toho, koho chcete přidat. A promyslete, jakou úroveň oprávnění nastavíte. Protože klienti nám občas v kalendářích dělají neplechu, standardně dáváme přístup pouze k zobrazení kalendáře včetně všech detailů.
Například moje kolegyně a naše projekťačka Julia má možnost provádět změny, protože s kalendářem aktivně pracuje a dělá v něm změny, které si ještě představíme.
Oznámení o událostech v kalendáři
Pro každý kalendář si můžete nastavit různé typy oznámení. Já v roli supervizora projektu oznámení nenastavuju žádná. Ale třeba kolegyně, která má na starosti publikaci příspěvků, ta si nastavuje upozornění.
V části jiná oznámení si dokonce můžete nastavit, jaký typ oznámení chcete. Pokud sdílíte kalendář ve vícero lidech nebo s klienty, je fajn si nastavit upozornění na změny nebo smazání události. Je to alespoň částečná ochrana před zmatky.
Integrovat kalendář
Tato položka může být důležitější než se na první pohled zdá. Protože pokud máte třeba nějaké pokročilé produkční prostředí, firemní intranet, vygenerejute si speciální kód pro vložení kalendáře na webovou stránku například.
Když jsem na začátku článku zmiňovala, že si díky placeným funkcím můžete vytvořit rezervační kalendář pro schůzky s klienty třeba, tak tady je přesně to místo, kde takto připravený rezervační kalendář vložíte na web. A pokud si Google kalendář propojíte i s platební bránou, máte na pár kliknutí a za pár kaček nástroj pro monetizaci svých obchodních schůzek, konzultací a mentoringu s klienty.
Smazat publikační plán
Položku snad vysvětlovat nemusím. Ale je dobré vědět, že když kalendář dále využívat nechcete a nepotřebujete jej uchovat nebo pro návrat k historii archivovat, prostě jej smažete.
Také tu je možnost odhlásit se z odběru kalendáře, kterou mohou využít třeba klienti či spolupracovníci, když už pro ně kalendář není relevantní.
Kalendář máte nastavený. A můžeme se pustit do práce. Protože mi příprava článku dala zabrat a trvala pár hodin, stejně jako mi dalo práci v čase vyprecizovat systém samotný, zbytek článku musíte odemknout za 159 Kč - to je jako když si ve Starbucksu koupíte Pumpkin Spice Latte.
Najdete tam informace o tom, jak:
pracovat s položkami v kalendáři;
jak si v kalendáři nastavit, o jaký typ výstupu nebo typ kanálu jde;
jak si inteligentně nastavit názvy položek pro rychlou vizuální orientaci;
jak si propojit položky v kalendáři s dokumenty i s grafikou;
jak pracovat s kalendářem v rámci schvalovacího workflow;
a jako bonus si ukážeme, jak efektivně využít schvalování a tracking práce přímo v Google dokumentech.
Jsem si jistá, že to pro vás bude dobře utracené kilčo a kousek. 😉